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26 mars 2019

Comment Synchroniser son Planning avec d’autres plateformes ?

Avoir un planning à jour est primordial.

Comment automatiser cette gestion ?

Plus besoin de démontrer l’intérêt d’avoir un planning à jour sur son annonce : Un planning fiable permet aux vacanciers d’être immédiatement informés sur votre capacité à les recevoir. Si un vacancier vous contacte, c’est qu’il est fortement intéressé pour louer votre bien sur la période qu’il souhaite.

Un planning à jour permet d’éviter de recevoir de nombreuses demandes que vous ne pouvez pas satisfaire et de générer de la frustration par des réponses du style « Je vous remercie de l’intérêt que vous manifestez pour ma location mais la période que vous souhaitez est déjà louée…« .

En synthèse, un planning à jour permettra d’améliorer votre taux de transformation « Nombre de contacts / Nombre de réservations ». Ce dont nous rêvons tous !

 

Comment garder ses plannings à jour sur différents sites ?

Aujourd’hui il est nécessaire de dupliquer nos sources de contacts. Etre présent sur un seul site référent n’est plus suffisant. Voire dangereux avec les nouvelles directives de certains sites…

Reste qu’avec plusieurs annonces à gérer, maintenir son planning à jour n’est pas une chose simple !

A chaque nouvelle réservation, il ne faut pas oublier de mettre à jour tous ses plannings sur les différents sites… Surtout si vous proposez la réservation en ligne ! Un oubli, un peu de précipitation dans l’acceptation d’une demande et on se retrouve avec deux réservations confirmées en même temps sur la même période…

 

Heureusement, il y a le fameux « iCal » !

Le terme « iCal » est aussi utilisé comme l’abréviation du nom du format de Microsoft « iCalendar« , qui est devenu au fil du temps un standard de fait. Les logiciels d’Apple se basent eux aussi sur ce format pour échanger des données planifiées.

Son utilisation est multiple. Nous allons nous attarder uniquement sur son intérêt dans la gestion de nos plannings. En quelques mots le « iCal » gère la planification de tâches ou de rendez-vous. C’est sur cette base que de nombreux plannings en ligne l’utilisent pour communiquer entre eux. Concrètement, si vous liez plusieurs plannings ou agendas entre eux avec ce lien, tous vos rendez-vous et réservations seront automatiquement synchronisés.

Comment utiliser et configurer le « iCal » !

Le plus simple est de définir un planning sur Kazay.net. C’est à dire un planning officiel. Celui qui va commander tous les autres plannings, les « esclaves », et synchroniser les réservations sans aucune intervention de votre part.

L’unique limite est que tous les sites annonceurs ne proposent pas encore cette option  bien pratique.

Les plateformes comme HomeAway, AirBnB ou encore TripAdvisor proposent le « iCal » dans la gestion de leurs plannings.

 

Comment afficher son planning sur votre annonce KAZAY ?

Nous recommandons fortement d’afficher votre planning de disponibilités sur votre annonce KAZAY, c’est un véritable avantage pour votre taux de transformation !

Le site Kazay.net est un site de mise en relation entre particuliers (vacanciers et propriétaires). Nous ne gérons pas les réservations directement. Nous estimons que chaque propriétaire est libre de gérer son bien comme il l’entend, dans la limite de la législation en vigueur. A ce titre, nous proposons l’importation de vos plannings. Pour cela, vous devez nous fournir un lien « iCal » en provenance de vos autres sites d’annonces.

Comment récupérer un lien « iCal » et synchroniser vos plannings ?

Voici quelques exemples pour récupérer votre lien « iCal » en provenance de certains sites d’annonces. D’autres sites proposent eux aussi cette option, le principe est toujours le même : il suffit d’aller dans les options de votre planning et de récupérer le lien d’exportation au format « iCal » (s’ils proposent cette option).

 

Synchroniser votre planning depuis les sites Abritel ou Homelidays (HomeAway)

1 – Depuis l’administration de votre annonce, sélectionnez dans le menu principal l’icône du « Calendrier »

 

2 – En haut de votre calendrier, vous trouverez 5 petites icônes de menu. Cliquez sur l’icône avec les flèches d’aller-retour (Importer/Exporter) et sélectionnez l’option « Exporter le calendrier »

3 – Le lien « iCal » de votre planning s’affichera. Vous devez le copier et l’insérer sur votre annonce au niveau de la gestion de vos disponibilités.

Attention : le lien ne s’affiche pas en totalité à l’écran ! Vérifiez de bien le copier en entier, avec extension « .ics » à la fin !

Vous avez aussi la possibilité d’exporter les périodes indiquées en « réservations provisoires », cela peut-être pratique si vous proposez des « options » sur votre planning.

4 – Une fois inséré sur votre annonce KAZAY, la synchronisation sera automatique à chaque mise à jour !

Une fois le lien en place, le transfert des données peut prendre quelques heures (maximum 12h).

Synchroniser votre planning depuis Airbnb

1 – Depuis la gestion de votre annonce, sélectionnez « Calendrier »

2 – Cliquez sur « Paramètres de disponibilité » en haut à droite de votre calendrier

3 – Sous synchroniser les calendriers (en bas de page), sélectionnez « Exporter le calendrier »

4 – Le lien « iCal » de votre planning Airbnb s’affichera. Vous devez le copier et l’insérer sur votre annonce au niveau de la gestion de vos disponibilités.

Attention : le lien ne s’affiche pas en totalité à l’écran ! Vérifiez de bien le copier en entier, avec extension « .ics » à la fin !

 

Synchroniser votre planning depuis Tripadvisor (HolidayLettings)

1 – Depuis la gestion de votre annonce, sélectionnez « Calendrier »

 

2 – Sur la page du calendrier, sélectionnez « Exporter »

 

 

3 – Le lien « iCal » de votre planning Tripadvisor s’affichera.Vous devez le copier et l’insérer sur votre annonce au niveau de la gestion de vos disponibilités.

 

Attention : le lien ne s’affiche pas en totalité à l’écran ! Vérifiez de bien le copier en entier, avec extension « .ics » à la fin !

 

Dernière petite astuce pour la route…

Vous pouvez facilement importer un lien « iCal » de KAZAY sur votre agenda électronique (ordinateur ou smartphone par exemple). C’est bien pratique pour suivre en direct votre planning de réservation si vous recevez une demande par téléphone ! (vous pouvez en faire la demande via notre page contact en précisant l’annonce concernée).

En espérant que ce guide vous sera utile ! Vous n’avez plus d’excuses pour ne plus afficher un planning toujours à jour sur vos annonces KAZAY

Si vous avez des questions sur l’utilisation de cette « petite bête », vous pouvez utiliser les commentaires pour en faire profiter tous ceux qui n’ont pas le courage de poster publiquement leurs questions… Pour les autres, membre de KAZAY, notre page CONTACT est toujours disponible.